Upplands-Bro kommun

År 2012/2013 inledde Upplands-Bro kommun en offensiv IT-satsning med Zetup som helhetsleverantör av kommunens centrala IT-infrastruktur. Målet för satsningen är att bli en av landets ledande kommuner i att använda IT som redskap till nytta för medborgare och elever och som stöd för medarbetarna i kommunens olika verksamheter. En snabb digitalisering och ett allt större utnyttjande av molntjänster aktualiserade behovet av en ny struktur för IAM – Identity Access Management. Med Zetups hjälp har kommunen fått en identitets- och accesslösning som spar både tid och kostnader.

Identitets- och acesslösning gav Upplands-Bro kommun en automatiserad och säker digital miljö

Upplands-Bro:s offensiva IT-satsning inleddes samtidigt som kommunen stod inför stora förändringar när IT-miljöerna i ett flertal av kommunens verksamheter skulle integreras. Några av målen var att öka effektiviteten i kommunen, förbättra tillgängligheten, göra en bra kommunservice ännu bättre och skapa en beredskap för snabba förändringar.

Behovet av effektivisering fanns också inom delar av kommunens IT-infrastruktur. Ett sådant område var kommunens system för hantering av användarkonton. Kravet på att registrera samma uppgifter flera gånger i olika system var tidskrävande och innebar en risk för felinmatningar. Endast kommunens elevkonton hade koppling mot folkbokförings-registret medan personalkonton fick uppdateras manuellt vid namn- och adressändringar.

”Vi ville hitta ett sätt att öka säkerheten samtidigt som vi förenklade och fick en enhetlig kontohantering vid uppstart, förändring och avslut av konton. Med den kunskap som Zetup hunnit skaffa sig om vår befintliga miljö, och med tanke på hur väl tidigare projekt genomförts, var det naturligt att vårt nära samarbete utökades även till detta projekt“, säger Johan Hedberg som är IT-chef i Upplands-Bro.

En modern, effektiv och förenklad administration

Arbetet med att hitta en ny struktur för identitets- och accesshanteringen inleddes med att den projektgrupp som bildades genomförde en förstudie med besök hos närkommuner med erfarenhet av liknande projekt. Möten hölls också med Upplands Bro:s systemförvaltare och personalavdelning för analys av arbetsrutiner, processer och kvalitetskrav. Zetup gjorde sedan en projektplanering tillsammans med kommunens ansvariga.

”Vi använde vår projektmetodik som grund när vi arbetade fram den tekniska plattformen tillsammans med kommunen och flera externa systemleverantörer. Den utredning som gjordes visade att kommunens befintliga system kunde vidareutvecklas så att de uppfyllde projektets krav. För kommunen innebar det besparingar i både tid och kostnader“, säger Anette Vejdegren, affärsansvarig på Zetup.

Att kommunens styrgrupp tog snabba beslut vartefter de informerades bidrog till att projektet kunde drivas utan avbrott. Samtidigt som projektet bedrevs effektivt ställdes höga krav på en säker hantering av persondata, behörigheter och konton samt att hela livscykelhanteringen överensstämde med kommunens säkerhets- och kvalitetskrav.

”Projektet har lett till att vi idag har en modern, effektiv och förenklad administration med automatiserad kontohantering. Vi har också fått en synkronisering mellan våra personalsystem och folkbokföringsregistret vilket ger en korrekt och uppdaterad information“, förklarar Johan Hedberg.